請求書の正しい折り方、送り方

掲載日:2015/06/16

請求書を正しく三つ折りにする方法

あぁぁ…請求書の正しい三つ折り方法がわからない

ビジネスシーンで欠かせないのが、様々な書類の郵送です。最近では見積書や請求書をPDFメールで送ることも増えてきて、郵送の際のマナーもおざなりになりがちなのではないでしょうか。

そこで今回は、請求書の送付を例にして、ぜひ押さえておきたいマナーとコツについておさらいしてみましょう。

◆請求書をいかにして折るのか、ちょっとしたコツで誰でも簡単

まず請求書の用紙ですが、A4サイズが一般的なものとなります。文面は横書きですので、それに合わせて三つ折りにするのですが、その際最初に広げるところが書面の上部になるようにします。
つまり書面下部から3分の1ずつ、2度折るということになるのです。でも3分の1といっても、うまく折るのはなかなか難しいもの。これにはちょっとしたコツがあるのです。

送る請求書がA4サイズなら、その上に横にしたA4用紙を、用紙の上辺をそろえて重ねてみましょう。すると、ちょうど請求書の下3分の1が出るので、重ねた用紙の下辺にそって折り込みます。後はそのまま折った辺と上辺を揃えて折り合わせるだけ。
誰でも簡単・キレイに請求書を折ることができます。

◆請求書を入れる封筒を選びましょう

請求書がキレイに折れたら、その大きさに注目しましょう。服なら体にフィットしたものを着ますよね。書類も同じです。書類の大きさに合った封筒に入れてあげましょう
A4サイズを三つ折りにしたときは、長型3号の封筒がピッタリ。開口部が広い方がいいのなら、洋型0号が同じサイズになります。

◆まだもう少し、気遣いを

請求書は、取引をするお互いにとって、とても大事な書類であることは言うまでもありません。たとえ請求書だけで相手の方も了解できたとしても、別に送付の内容を記した添え状を同封するのが望ましいでしょう。
また、他の郵便物とはっきり区別がつくように、縦書き封筒には左下に、横書き封筒には右下に、必ず「請求書在中」と記しておくべきです。記入は、印刷・スタンプ・手書きのいずれでもかまいません。

業務の中で日常的に行われる請求書をはじめとする書類の送付ですが、当たり前になっている作業をあらためて見直すことで、効率的になったり、送る相手の方への印象が良くなったりするかもしれません。
あなたも毎日の作業を、今一度見直してみてはいかがでしょうか。



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